Wstęp

Sprzedaż na Łotwę wiąże się z wymogami EPR, o których wielu przedsiębiorców dowiaduje się stosunkowo późno. Skupiając uwagę na rejestracji VAT i procedurach celnych, łatwo przeoczyć obowiązki związane z recyklingiem. Ich brak często stanowi główną przyczynę problemów regulacyjnych w handlu elektronicznym.

Sygnał alarmowy pojawia się zazwyczaj wtedy, gdy platforma sprzedażowa żąda numeru rejestracyjnego EPR. Część sprzedawców zakłada, że przepisy środowiskowe obejmują jedynie lokalne podmioty. Tymczasem łotewski system EPR obejmuje również zagranicznych dostawców wprowadzających produkty na rynek łotewski. Wszystko zależy od modelu sprzedaży oraz roli danej firmy. Niniejszy przewodnik kierujemy do producentów, importerów oraz sprzedawców internetowych obsługujących klientów na Łotwie.

Definicja EPR

Rozszerzona odpowiedzialność producenta (EPR) to mechanizm regulacyjny. Nakłada on na podmioty wprowadzające towary na rynek obowiązek finansowania zbiórki i recyklingu odpadów. Przekładając to na realia codziennej działalności: jeśli firma wysyła produkty w kartonach lub foliach, może podlegać systemowi EPR. Dotyczy to również sprzedaży elektroniki czy akcesoriów zawierających baterie.

Na Łotwie system EPR obejmuje kilka regulowanych kategorii odpadów. Dla sprzedawców e-commerce najistotniejsze są zazwyczaj trzy z nich:

• opakowania,

• sprzęt elektryczny i elektroniczny (WEEE),

• baterie i akumulatory.

Łotewski system obejmuje również wyroby tekstylne oraz produkty zawierające tworzywa sztuczne. Realizacja obowiązków obejmuje zazwyczaj trzy elementy: rejestrację w systemie krajowym, raportowanie ilości towarów oraz ponoszenie opłat recyklingowych. Wiele przedsiębiorstw realizuje te zadania za pośrednictwem organizacji odpowiedzialności producentów (PRO). Podmioty te przejmują część obowiązków operacyjnych i sprawozdawczych od firmy.

Zakres podmiotowy — kto podlega obowiązkom

Każdy system EPR stawia fundamentalne pytanie: kto po raz pierwszy wprowadza dany produkt na rynek krajowy? Zgodnie z przepisami łotewskimi obowiązki EPR mogą spoczywać na:

• producentach z siedzibą na Łotwie,

• importerach przywożących towary spoza Unii Europejskiej,

• podmiotach nabywających towary z innych państw UE i dystrybuujących je na Łotwie,

• dystrybutorach sprzedających produkty pod własną marką,

• sprzedawcach prowadzących sprzedaż na odległość bezpośrednio do łotewskich konsumentów.

Ważną cechą łotewskiego podejścia jest szeroki zakres definicji wprowadzającego. Przepisy wskazują, że obowiązki EPR dotyczą podmiotów dostarczających opakowania na teren Łotwy niezależnie od kanału dystrybucji. Wybrany model realizacji zamówień — wysyłka z zagranicy czy obsługa przez lokalne centrum logistyczne — zazwyczaj nie wyklucza powstania tych obowiązków.

Podstawa prawna obowiązków

Łotewski system EPR wyróżnia się na tle wielu innych krajów UE tym, że istotną rolę odgrywają w nim mechanizmy oparte na prawie podatkowym. Jednym z kluczowych aktów prawnych jest Ustawa o podatku od zasobów naturalnych (Dabas resursu nodokļa likums), która stanowi podstawę naliczania opłat związanych z wprowadzaniem określonych produktów i opakowań na rynek.

System funkcjonuje w praktyce w ten sposób, że podmioty wprowadzające produkty lub opakowania mogą podlegać obowiązkowi uiszczania podatku od zasobów naturalnych, przy czym zawarcie umowy z zatwierdzoną organizacją odpowiedzialności producentów (PRO), realizującą odpowiedni plan gospodarowania odpadami, może umożliwiać spełnienie obowiązków w sposób alternatywny, w tym potencjalnie ograniczenie lub uniknięcie bezpośredniego obciążenia podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dla sprzedawców e-commerce istotne znaczenie mają w szczególności następujące akty prawne:

• Ustawa o podatku od zasobów naturalnych (Dabas resursu nodokļa likums) — stanowiąca jeden z głównych elementów systemu EPR,
• Ustawa o opakowaniach (Iepakojuma likums) — regulująca zasady dotyczące opakowań i odpadów opakowaniowych,
• akty wykonawcze Rady Ministrów określające szczegółowe zasady stosowania zwolnień lub realizacji obowiązków dla poszczególnych kategorii produktów, w tym opakowań oraz sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
• rozporządzenie (UE) 2023/1542 w sprawie baterii, które jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich, przy czym poszczególne obowiązki wynikające z tego aktu są wdrażane etapowo.

W ostatnich latach zakres obowiązków EPR na Łotwie był stopniowo rozszerzany, m.in. o nowe kategorie produktów, takie jak wyroby tekstylne czy wybrane produkty zawierające tworzywa sztuczne. Szczegółowy zakres oraz moment stosowania poszczególnych obowiązków mogą jednak wynikać z przepisów szczegółowych i ich późniejszych zmian, dlatego każdorazowo wymagają weryfikacji w odniesieniu do konkretnej działalności.

Właściwy organ i system informatyczny

Za funkcjonowanie i nadzór nad łotewskim systemem EPR odpowiadają przede wszystkim instytucje działające na poziomie krajowym, przy czym ich kompetencje mogą różnić się w zależności od strumienia odpadów i rodzaju obowiązków. Kluczową rolę odgrywa Państwowa Służba Środowiska (Valsts vides dienests – VVD), która pełni funkcję głównego organu administrującego i nadzorczego. VVD odpowiada m.in. za nadzór nad organizacjami odpowiedzialności producentów (PRO), ocenę i zatwierdzanie systemów realizacji obowiązków oraz prowadzenie rejestrów związanych z EPR.

Z perspektywy przedsiębiorców istotne jest, że informacje dotyczące uczestnictwa w systemie EPR mogą być w określonym zakresie publicznie dostępne, co oznacza, że status rejestracyjny podmiotu może podlegać weryfikacji przez kontrahentów lub platformy sprzedażowe.

Centralnym narzędziem operacyjnym łotewskiego systemu EPR jest platforma TULPE — zunifikowany system informacji środowiskowej administrowany przez VVD. System ten służy do rejestracji podmiotów, raportowania danych oraz komunikacji z organami w ramach różnych strumieni odpadów. Korzystanie z TULPE w praktyce stanowi podstawowy element realizacji obowiązków EPR na Łotwie.

W zależności od kategorii produktów, przedsiębiorstwa mogą podlegać również dodatkowym wymogom rejestracyjnym lub branżowym systemom ewidencji. Przykładowo w obszarze sprzętu elektrycznego i elektronicznego funkcjonują odrębne rozwiązania organizacyjne związane z rejestrem producentów, administrowanym przez wyspecjalizowane podmioty branżowe.

Z praktycznego punktu widzenia rejestracja w odpowiednim systemie — w szczególności w TULPE — stanowi zazwyczaj warunek rozpoczęcia legalnego wprowadzania regulowanych produktów lub opakowań na rynek łotewski. Uzyskany numer rejestracyjny lub potwierdzenie uczestnictwa w systemie EPR pełni funkcję dowodu zgodności i jest coraz częściej wymagany w relacjach handlowych, w tym przez platformy sprzedażowe.

Główne obowiązki EPR na Łotwie

Rejestracja

Przed rozpoczęciem sprzedaży na rynku łotewskim przedsiębiorstwo powinno ustalić, które strumienie odpadów dotyczą jego działalności. Dla większości sprzedawców e-commerce punktem wyjścia są opakowania, a następnie — w zależności od asortymentu — sprzęt elektryczny i elektroniczny lub baterie.

Rejestracja odbywa się zasadniczo za pośrednictwem systemu TULPE lub innych właściwych rejestrów powiązanych z danym strumieniem odpadów. W zależności od przyjętego modelu realizacji obowiązków przedsiębiorstwa mogą wybrać pomiędzy indywidualnym wypełnianiem obowiązków a skorzystaniem z systemu zbiorowego.

Obowiązki w modelu zbiorowym realizowane są za pośrednictwem organizacji odpowiedzialności producentów (PRO), które przejmują od przedsiębiorców część obowiązków operacyjnych, w tym organizację zbiórki i recyklingu odpadów oraz — w określonym zakresie — obowiązki sprawozdawcze. Rozwiązanie to w praktyce jest często wybierane przez sprzedawców e-commerce, ponieważ upraszcza procesy administracyjne i pozwala na bardziej efektywne zarządzanie obowiązkami wynikającymi z przepisów.

Alternatywnie przedsiębiorstwo może realizować obowiązki indywidualnie, co co do zasady wiąże się z koniecznością samodzielnego zapewnienia systemu gospodarowania odpadami oraz spełnienia wymogów raportowych i ewidencyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jeśli chodzi o wybrane kategorie produktów, takie jak sprzęt elektryczny i elektroniczny lub baterie, mogą mieć zastosowanie dodatkowe wymogi rejestracyjne lub szczególne zasady wynikające z przepisów unijnych i krajowych. W szczególności w odniesieniu do baterii zastosowanie ma rozporządzenie (UE) 2023/1542, które przewiduje obowiązek rejestracji producentów w państwach członkowskich, w których produkty są udostępniane na rynku, przy czym szczegółowe zasady jego stosowania mają charakter etapowy.

Z praktycznego punktu widzenia właściwa organizacja procesu rejestracji — w tym wybór odpowiedniego modelu realizacji obowiązków — stanowi jeden z kluczowych elementów zapewnienia zgodności z systemem EPR na Łotwie.

Autoryzowany przedstawiciel (AR) na Łotwie

Kwestia wyznaczenia lokalnego przedstawiciela jest jednym z zagadnień, które warto rozważyć przy wchodzeniu na rynek łotewski, zwłaszcza w przypadku sprzedaży transgranicznej.

W zakresie opakowań przepisy co do zasady nie nakładają formalnego obowiązku wyznaczenia autoryzowanego przedstawiciela przez podmioty zagraniczne, co oznacza, że przedsiębiorstwo może samodzielnie realizować swoje obowiązki. Wielu sprzedawców w praktyce decyduje się na współpracę z lokalnym partnerem lub doradcą, który wspiera procesy rejestracyjne i raportowe.

W przypadku innych strumieni odpadów, takich jak sprzęt elektryczny i elektroniczny (WEEE), wyznaczenie lokalnego podmiotu działającego w imieniu przedsiębiorcy jest rozwiązaniem często stosowanym w praktyce, choć jego zakres i forma mogą zależeć od modelu działalności.

W odniesieniu do baterii zastosowanie ma rozporządzenie (UE) 2023/1542, które przewiduje obowiązek wyznaczenia autoryzowanego przedstawiciela przez producentów niemających siedziby w danym państwie członkowskim, w którym produkty są udostępniane na rynku. Szczegółowe zasady stosowania tego obowiązku mogą jednak wynikać z przepisów przejściowych oraz dalszych regulacji wykonawczych.

Z tego względu w praktyce wielu zagranicznych sprzedawców e-commerce decyduje się na wsparcie lokalnego podmiotu, nawet w sytuacjach, w których przepisy nie wprowadzają jednoznacznego obowiązku jego wyznaczenia.

Potwierdzenie rejestracji (numer EPR)

Zakończenie procesu rejestracyjnego skutkuje zazwyczaj przyznaniem numeru identyfikacyjnego lub innego potwierdzenia rejestracji w odpowiednim systemie EPR. Stanowi to w praktyce dowód spełnienia obowiązku rejestracyjnego, choć forma takiego potwierdzenia może różnić się w zależności od strumienia odpadów oraz przyjętego modelu realizacji obowiązków.

Ma to bezpośrednie znaczenie praktyczne: platformy sprzedażowe działające na terenie UE — w tym na Łotwie — coraz częściej wymagają przedstawienia potwierdzenia rejestracji EPR jako warunku utrzymania aktywnej oferty lub przejścia procedur weryfikacyjnych.

Warto również mieć na uwadze, że informacje dotyczące uczestnictwa w systemach EPR mogą być w określonym zakresie publicznie dostępne, co oznacza, że status rejestracyjny podmiotu może podlegać weryfikacji przez partnerów handlowych lub platformy sprzedażowe.

Raportowanie i ewidencja

Podmioty objęte łotewskim systemem EPR są co do zasady zobowiązane do prowadzenia ewidencji dotyczącej produktów i opakowań wprowadzanych na rynek. Dane te służą określeniu zakresu obowiązków oraz kalkulacji opłat związanych z systemem EPR, a także weryfikacji realizacji wymogów środowiskowych.

Szczegółowe zasady dotyczące raportowania, w tym częstotliwość i zakres przekazywanych danych, mogą różnić się w zależności od strumienia odpadów oraz przyjętego modelu realizacji obowiązków (np. indywidualnie lub za pośrednictwem organizacji PRO). Część obowiązków sprawozdawczych w praktyce może być realizowana przez organizacje PRO w imieniu przedsiębiorców, zgodnie z zawartą umową.

Z perspektywy operacyjnej istotne jest wdrożenie wewnętrznych procedur lub narzędzi umożliwiających bieżące monitorowanie ilości i rodzaju produktów oraz materiałów opakowaniowych wprowadzanych na rynek łotewski. Dane te stanowią podstawę zarówno raportowania w ramach EPR, jak i rozliczeń finansowych związanych z realizacją obowiązków.

Opłaty i podatek od zasobów naturalnych

Łotewski mechanizm finansowy systemu EPR oparty jest w dużej mierze na podatku od zasobów naturalnych (dabas resursu nodoklis). Opłata ta naliczana jest od określonych kategorii produktów i opakowań wprowadzanych na rynek, przy czym jej wysokość zależy m.in. od rodzaju materiału oraz obowiązujących stawek określonych w przepisach.

Istotnym elementem systemu jest możliwość realizacji obowiązków za pośrednictwem organizacji odpowiedzialności producentów (PRO). W takim modelu przedsiębiorstwo zawiera umowę z zatwierdzonym systemem gospodarowania odpadami, który przejmuje realizację obowiązków operacyjnych. W określonych przypadkach może to wiązać się z ograniczeniem lub uniknięciem bezpośredniego obowiązku zapłaty podatku, zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Dla opakowań przepisy przewidują określone progi ilościowe, które mogą mieć znaczenie dla powstania obowiązku podatkowego. Jednocześnie obowiązki związane z rejestracją, ewidencją lub raportowaniem mogą powstawać niezależnie od tych progów, dlatego każdorazowo konieczna jest indywidualna ocena sytuacji danego przedsiębiorstwa.

Łotewski system przewiduje również dodatkowe mechanizmy finansowe odnoszące się do wybranych kategorii materiałów, w szczególności tworzyw sztucznych, mające na celu promowanie rozwiązań bardziej przyjaznych dla recyklingu. Szczegółowe zasady oraz stawki mogą ulegać zmianom i powinny być weryfikowane w aktualnych przepisach.

Całkowity koszt zgodności z EPR obejmuje zazwyczaj:

• zmienne opłaty recyklingowe obliczane na podstawie rodzaju materiału i masy wprowadzanych opakowań lub produktów,
• stałe opłaty administracyjne, w tym jednorazową opłatę rejestracyjną lub wpisową do PRO oraz roczne składki członkowskie,
• ewentualne koszty związane z obsługą autoryzowanego przedstawiciela.

Wymogi dotyczące oznakowania produktów i opakowań

Łotwa stosuje obowiązkowe oznakowanie opakowań i produktów w zakresie identyfikacji materiałów oraz informacji środowiskowych. Obowiązki te wynikają zarówno z przepisów krajowych, jak i unijnych i dotyczą przede wszystkim:

• opakowań — oznaczeń identyfikujących materiał opakowaniowy, które mogą być stosowane zgodnie z decyzją UE 97/129/WE, w zależności od wymogów prawnych lub praktyki rynkowej,
• sprzętu elektrycznego i elektronicznego — oznaczenia symbolem przekreślonego kosza na odpady, wskazującym, że produkt nie powinien być usuwany razem z niesegregowanymi odpadami komunalnymi,
• baterii i akumulatorów — oznaczeń obejmujących symbol przekreślonego kosza oraz, w określonych przypadkach, dodatkowe oznaczenia chemiczne (np. Cd lub Pb), zgodnie z odpowiednimi przepisami unijnymi.

Szczegółowe wymagania dotyczące formy, wielkości oraz sposobu umieszczania oznaczeń mogą wynikać z przepisów sektorowych i są stosowane etapowo, w szczególności w odniesieniu do regulacji dotyczących baterii.

Oznaczenia umieszcza się co do zasady na produkcie, opakowaniu lub — w uzasadnionych przypadkach — w dokumentacji towarzyszącej. W modelach sprzedaży online informacje te mogą być również przekazywane w formie cyfrowej, np. na stronie produktu lub w komunikacji z konsumentem.

Obowiązki informacyjne wobec kupujących

Podmioty wprowadzające towary na rynek łotewski muszą zapewnić odbiorcom końcowym dostęp do określonych informacji środowiskowych. Chodzi przede wszystkim o wskazówki dotyczące prawidłowego postępowania z produktem i jego opakowaniem po zakończeniu użytkowania. Informacje te powinny obejmować co najmniej:

• zakaz wyrzucania produktu wraz z odpadami zmieszanymi,

• dostępność systemów selektywnej zbiórki odpadów,

• potencjalne skutki środowiskowe nieprawidłowej utylizacji.

W modelu e-commerce sprzedawcy przekazują te dane zazwyczaj w instrukcji obsługi lub na stronie produktowej. Często wykorzystują do tego również wiadomość e-mail potwierdzającą zakup lub drukowaną ulotkę dołączoną do przesyłki. Istotne jest, aby wybrana metoda odpowiadała charakterowi sprzedaży i dotyczyła faktycznie rynku łotewskiego.

Strumienie odpadów i progi obowiązków

Łotewski system EPR obejmuje kilka regulowanych strumieni odpadów istotnych dla sprzedawców e-commerce. Chodzi w szczególności o opakowania, sprzęt elektryczny i elektroniczny (WEEE) oraz baterie. W ostatnich latach ustawodawca rozszerzył zakres obowiązków na dodatkowe kategorie produktów. Katalog ten obejmuje obecnie wyroby tekstylne oraz wybrane produkty zawierające tworzywa sztuczne. Dla sprzedawców internetowych kluczowe znaczenie mają następujące progi:

• Opakowania: przepisy przewidują próg na poziomie około 300 kg rocznie. Może on wpływać na powstanie obowiązków finansowych. Jednocześnie obowiązki rejestracyjne lub ewidencyjne mogą wymagać odrębnej oceny. Często powstają one niezależnie od wspomnianego progu.

• WEEE i baterie: przepisy co do zasady nie przewidują ogólnego progu ilościowego, który zwalniałby z obowiązków. Dlatego obowiązki rejestracyjne i raportowe mogą powstać już przy wprowadzaniu pierwszych produktów na rynek.

W praktyce oznacza to, że nawet niewielka sprzedaż transgraniczna elektroniki może wiązać się z obowiązkami EPR na Łotwie. Z tego powodu zakres obowiązków warto ocenić możliwie wcześnie, najlepiej przed rozpoczęciem sprzedaży.

Konsekwencje braku zgodności

Naruszenie obowiązków EPR na Łotwie może prowadzić do konsekwencji administracyjnych oraz ryzyk biznesowych. Podmioty, które ignorują wymogi rejestracyjne lub finansowe, narażają się na środki przewidziane w przepisach. Dotyczy to w szczególności ustawy o podatku od zasobów naturalnych oraz regulacji o gospodarowaniu odpadami.

Specyfiką łotewskiego systemu jest istotna rola wspomnianego podatku. Co do zasady producenci i importerzy objęci systemem EPR podlegają tej daninie. Jednak zawarcie umowy z zatwierdzoną organizacją PRO umożliwia realizację obowiązków w sposób alternatywny. Dzięki temu firma może uzyskać zwolnienie z bezpośredniej zapłaty podatku.

W praktyce brak prawidłowo zorganizowanej zgodności może prowadzić do dotkliwych sankcji. Skutkuje to również zwiększonym obciążeniem finansowym przez konieczność bezpośredniego rozliczania obowiązków. Skala tego ryzyka zależy od konkretnego przypadku oraz rodzaju produktu.

W kontekście e-commerce równie istotne są konsekwencje operacyjne. Platformy sprzedażowe coraz częściej oczekują potwierdzenia zgodności z wymogami EPR. Status uczestnictwa w systemie można też łatwo zweryfikować publicznie. W rezultacie brak odpowiedniej rejestracji może utrudnić sprzedaż lub wymusić dodatkowe procedury weryfikacyjne.

Podsumowanie

System EPR na Łotwie wyróżnia się kilkoma cechami, które warto uwzględnić przed wejściem na ten rynek. Istotną rolę odgrywają w nim mechanizmy oparte na podatku od zasobów naturalnych. Ponadto realizacja obowiązków za pośrednictwem organizacji PRO pozwala spełniać wymogi w sposób alternatywny, co potencjalnie ogranicza bezpośrednie obciążenia podatkowe.

W przypadku opakowań przepisy przewidują określony próg ilościowy, który może wpływać na powstanie obowiązków finansowych. Jednocześnie obowiązki rejestracyjne lub ewidencyjne mogą wymagać odrębnej oceny. Ustawodawca stopniowo rozwija system i rozszerza go na nowe kategorie produktów, co zwiększa jego znaczenie dla przedsiębiorstw działających transgranicznie.

Sprzedawcy e-commerce kierujący ofertę do łotewskich konsumentów powinni w szczególności ocenić, które strumienie odpadów dotyczą ich działalności. Należy zapewnić odpowiednią rejestrację w właściwych systemach, wybrać model realizacji obowiązków oraz — w razie potrzeby — rozważyć wsparcie lokalnego podmiotu. Dopełnienie tych formalności na wczesnym etapie sprzedaży pozwala ograniczyć ryzyko regulacyjne i operacyjne związane z działalnością na rynku łotowskim.

Wsparcie w realizacji obowiązków EPR

Rulity Consulting pomaga przedsiębiorstwom sprzedającym na Łotwie w sprawnym i praktycznym zorganizowaniu zgodności z systemem EPR. Pracę zawsze zaczynamy od analizy portfela produktów oraz struktury sprzedaży. Takie działanie pozwala nam ustalić, które strumienie odpadów aktywuje dana działalność. W przypadku większości sprzedawców e-commerce będą to przede wszystkim opakowania, choć w zależności od asortymentu w grę wchodzi również elektronika i baterie.

Na tej podstawie wskazujemy optymalną ścieżkę realizacji obowiązków. Identyfikujemy wymagane rejestracje, dobieramy właściwą organizację PRO oraz — jeśli zachodzi potrzeba — organizujemy autoryzowanego przedstawiciela dla zagranicznych podmiotów.

Wdrożenie właściwej struktury zgodności na początku działalności pozwala uniknąć kosztownych korekt w późniejszym etapie. Takie podejście zapewnia również ciągłość sprzedaży bez ryzyka blokad, które mogłyby wyniknąć z braków rejestracyjnych.

FAQ

Potrzebujesz wsparcia w rejestracji na rynku łotewskim? Rulity Consulting pomoże Ci przejść przez proces weryfikacji i zapewni poprawność raportowania.