Wstęp

Finlandia jest jednym z tych rynków UE, gdzie wymogi EPR zostały w ostatnich latach istotnie zaostrzone — i gdzie skutki ich niedopełnienia są szybko odczuwalne w praktyce sprzedażowej. Sprzedawcy internetowi skupieni na VAT i obsłudze zamówień często dowiadują się o obowiązkach związanych z gospodarką odpadami dopiero wtedy, gdy platforma marketplace ogranicza ich oferty z powodu braku potwierdzenia rejestracji EPR.

Warto wiedzieć, że Finlandia wprowadziła od 1 stycznia 2024 roku istotną zmianę: zniesiono próg rocznego obrotu jednego miliona euro, poniżej którego część podmiotów była zwolniona z obowiązków EPR w zakresie opakowań. Od tego momentu obowiązki te mogą dotyczyć wszystkich podmiotów wprowadzających opakowania na rynek fiński, niezależnie od wielkości obrotu. Zmiana ta objęła szeroką grupę przedsiębiorstw, w tym zagranicznych sprzedawców internetowych.

Niniejszy przewodnik skierowany jest do producentów, importerów oraz sklepów internetowych obsługujących klientów w Finlandii.

Czym jest EPR

Rozszerzona odpowiedzialność producenta (Extended Producer Responsibility – EPR) to system regulacyjny, w którym podmioty wprowadzające towary na rynek ponoszą odpowiedzialność finansową za zbieranie, recykling i właściwe zagospodarowanie odpadów powstających z tych towarów po zakończeniu ich użytkowania.

W praktyce oznacza to, że jeśli firma wysyła produkty w kartonach, foliach lub innych materiałach opakowaniowych albo wprowadza na rynek elektronikę czy artykuły zawierające baterie, może zostać objęta obowiązkami związanymi z finansowaniem systemów ich zbiórki i recyklingu. Obowiązek ten nie kończy się na momencie sprzedaży — jest „przedłużony” na cały cykl życia produktu.

W Finlandii system EPR obejmuje kilka regulowanych kategorii odpadów. Dla sprzedawców e-commerce kluczowe są przede wszystkim:

• opakowania,
• sprzęt elektryczny i elektroniczny (WEEE),
• baterie i akumulatory.

Fiński system obejmuje również inne grupy produktów, m.in.:

• opony,
• pojazdy silnikowe,
• drukowane materiały papierowe,
• wybrane produkty jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych.

Realizacja obowiązków EPR obejmuje co do zasady trzy elementy: rejestrację w odpowiednim systemie, raportowanie ilości produktów lub opakowań wprowadzanych na rynek oraz ponoszenie opłat związanych z finansowaniem gospodarowania odpadami. W praktyce wiele przedsiębiorstw realizuje te obowiązki za pośrednictwem organizacji odpowiedzialności producentów (PRO), które wspierają procesy operacyjne i sprawozdawcze.

Zakres podmiotowy — kogo dotyczą przepisy

Każdy system EPR stawia to samo pytanie: kto po raz pierwszy wprowadza produkt na rynek fiński? Obowiązki te mogą spoczywać na:

• fińskich producentach i pakowalniach, które wytwarzają lub pakują produkty na rynek lokalny,

• importerach oraz podmiotach nabywających towary z innych krajów UE i wprowadzających je do Finlandii,

• dystrybutorach sprzedających produkty pod własną marką,

• zagranicznych sprzedawcach internetowych wysyłających towary bezpośrednio do fińskich konsumentów.

Fiński system wprost uwzględnia sprzedaż na odległość w swoich przepisach i praktyce nadzorczej. W przypadku zagranicznych e-sklepów ocena obowiązków zależy od rodzaju produktu. Kluczowe jest również to, czy właściwe przepisy kwalifikują dany podmiot jako producenta dla konkretnego strumienia odpadów.

Finlandia przewiduje także możliwość wyznaczenia autoryzowanego przedstawiciela (AR). Ustawa wskazuje to rozwiązanie wprost dla podmiotów z innego państwa UE, które sprzedają sprzęt elektroniczny użytkownikom w Finlandii. Kwestia korzystania z AR ma znaczenie również przy opakowaniach lub bateriach. Firmy powinny jednak oceniać tę potrzebę odrębnie, opierając się na podstawie prawnej i swoim modelu działalności.

Podstawa prawna obowiązków

Fiński system EPR opiera się na kilku kluczowych aktach prawnych. Głównym dokumentem jest Ustawa o odpadach nr 646/2011 (Jätelaki). Ustanawia ona ramy systemu rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Określa ona także ogólne zasady gospodarowania odpadami i obowiązki podmiotów wprowadzających produkty na rynek.

Szczegółowe zasady dla opakowań zawiera Rozporządzenie Rady Ministrów nr 518/2014. W zakresie sprzętu elektrycznego i elektronicznego obowiązują przepisy krajowe wdrażające dyrektywę WEEE, w tym rozporządzenie nr 519/2014. Rynek baterii reguluje natomiast unijne rozporządzenie 2023/1542. Przepisy te stosuje się bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich, choć poszczególne wymogi wchodzą w życie etapowo.

Fiński system stosuje dodatkowo mechanizmy różnicowania opłat. Zależą one od właściwości materiałów opakowaniowych, a konkretnie od ich podatności na recykling. Oznacza to, że konstrukcja opakowania wpływa bezpośrednio na wysokość składek. Takie rozwiązanie zachęca firmy do stosowania rozwiązań bardziej przyjaznych środowisku.

Właściwy organ i Rejestr Producentów

Nadzór nad systemem EPR w Finlandii sprawują organy państwowe na poziomie krajowym. Kluczową rolę odgrywa Centrum Gospodarcze, Transportowe i Środowiskowe Regionu Pirkanmaa (Pirkanmaan ELY-keskus). Organ ten prowadzi rejestr producentów oraz nadzoruje realizację obowiązków. Egzekwuje on również przepisy dotyczące rozszerzonej odpowiedzialności producenta.

Finlandia posiada sieć regionalnych centrów ELY, ale zadania związane z EPR podlegają dużej centralizacji. Dzięki temu przedsiębiorcy, w tym podmioty zagraniczne, kontaktują się przede wszystkim z jednym właściwym urzędem. Na poziomie operacyjnym działają zatwierdzone organizacje odpowiedzialności producentów (PRO). Realizują one w imieniu firm zadania związane ze zbiórką, recyklingiem oraz raportowaniem danych.

Głównym narzędziem administracyjnym systemu jest Rejestr Producentów (tuottajarekisteri). Prowadzi go wspomniane Pirkanmaa ELY Centre. Rejestracja odbywa się drogą elektroniczną. Uzyskanie wpisu stanowi warunek legalnego wprowadzania produktów na rynek fiński.

Po dokonaniu rejestracji i przystąpieniu do systemu realizacji obowiązków, przedsiębiorstwo otrzymuje oficjalne potwierdzenie lub numer identyfikacyjny. Dokument ten może być wymagany w relacjach handlowych, zwłaszcza przez platformy sprzedażowe. Podmioty objęte systemem muszą dodatkowo prowadzić dokumentację dotyczącą towarów i opakowań. Firmy przechowują te dane przez określony czas na potrzeby ewentualnych kontroli.

Główne obowiązki EPR w Finlandii

Rejestracja

Pierwszy krok polega na ustaleniu, które strumienie odpadów dotyczą danej działalności. Podobnie działają systemy w innych krajach UE. Większość sklepów internetowych zaczyna od analizy opakowań. Następnie sprawdzają one sprzęt elektryczny i elektroniczny (WEEE) oraz baterie, zależnie od oferowanego asortymentu.

Firmy rejestrują się zazwyczaj w Rejestrze Producentów prowadzonym przez Pirkanmaa ELY Centre. Sposób realizacji zadań zależy jednak od wybranego modelu. Przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na model indywidualny lub wybrać współpracę z organizacją odpowiedzialności producentów (PRO).

Model zbiorowy polega na zawarciu umowy z zatwierdzoną organizacją PRO. Przejmuje ona część zadań operacyjnych, w tym organizację zbiórki i recyklingu. Organizacja ta realizuje również obowiązki sprawozdawcze w określonym zakresie. Sprzedawcy powszechnie stosują to rozwiązanie, ponieważ upraszcza ono procesy administracyjne.

Indywidualna realizacja obowiązków pozostaje alternatywą. Wiąże się ona jednak z większym obciążeniem organizacyjnym. Firma musi wtedy samodzielnie spełnić wszystkie wymogi systemu.

Niektóre kategorie produktów podlegają dodatkowym wymogom krajowym i unijnym. Dotyczy to zwłaszcza sprzętu elektrycznego oraz baterii. Rozporządzenie (UE) 2023/1542 nakłada na producentów baterii obowiązek rejestracji w państwach, w których udostępniają oni swoje towary. Szczegółowe zasady stosowania tego aktu mają charakter etapowy.

Autoryzowany przedstawiciel (AR) — specyfika fińska

Kwestia wyznaczenia autoryzowanego przedstawiciela (AR) odgrywa istotną rolę w fińskim systemie EPR. Dotyczy to szczególnie sprzedaży transgranicznej.

Zagraniczni sprzedawcy bez siedziby lub oddziału w Finlandii mogą mieć obowiązek wyznaczenia lokalnego przedstawiciela. Czasem korzystają oni z usług podmiotu działającego w ich imieniu. Wszystko zależy od rodzaju produktu oraz definicji producenta w konkretnych przepisach.

Przepisy dotyczące sprzętu elektrycznego i elektronicznego (WEEE) wprost przewidują taką możliwość. Podmioty prowadzące sprzedaż na odległość szeroko stosują to rozwiązanie w praktyce.

Kwestia wyznaczenia przedstawiciela dla opakowań oraz baterii wymaga odrębnej oceny. Należy wziąć pod uwagę podstawę prawną oraz model działalności. Rozporządzenie (UE) 2023/1542 nakłada na producentów baterii bez siedziby w danym kraju obowiązek wyznaczenia przedstawiciela. Zasady te wchodzą w życie etapami.

Z tego powodu wielu zagranicznych sprzedawców e-commerce współpracuje z lokalnym podmiotem wspierającym. Robią to nawet wtedy, gdy przepisy nie wprowadzają jednoznacznego przymusu.

Potwierdzenie rejestracji (numer EPR)

Przedsiębiorstwo otrzymuje potwierdzenie wpisu do rejestru po zakończeniu procedury. Urząd przypisuje wtedy numer identyfikacyjny do danego strumienia odpadów. Dokumenty te stanowią dowód spełnienia obowiązku rejestracji w systemie EPR. Ich forma może się różnić zależnie od kategorii produktu.

Potwierdzenie rejestracji ma ogromne znaczenie operacyjne. Platformy sprzedażowe coraz częściej wymagają takiego dowodu podczas weryfikacji sprzedawcy. Jest to często warunek utrzymania aktywnych ofert na rynku fińskim.

Proces rejestracji zajmuje różną ilość czasu. Uwzględnia on czasem ustanowienie przedstawiciela lub przystąpienie do systemu zbiorowego. Zalecamy rozpoczęcie tych działań z odpowiednim wyprzedzeniem. Najlepiej zrobić to jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem sprzedaży w Finlandii.

Raportowanie i ewidencja

Producenci objęci systemem EPR w Finlandii są co do zasady zobowiązani do prowadzenia ewidencji dotyczącej ilości i rodzajów produktów oraz opakowań wprowadzanych na rynek fiński. Dane te obejmują również podział na materiały oraz — w zależności od przypadku — rozróżnienie pomiędzy opakowaniami jednorazowymi i wielokrotnego użytku.

Zasady raportowania, w tym częstotliwość oraz terminy przekazywania danych, mogą różnić się w zależności od strumienia odpadów oraz przyjętego modelu realizacji obowiązków. W praktyce w wielu przypadkach raportowanie odbywa się za pośrednictwem organizacji odpowiedzialności producentów (PRO), które składają sprawozdania w imieniu swoich członków na podstawie przekazanych danych.

Podmioty objęte systemem powinny również zapewnić przechowywanie dokumentacji dotyczącej wprowadzanych produktów i opakowań przez określony czas, co ma znaczenie w przypadku ewentualnych kontroli ze strony właściwego organu nadzorczego.

Opłaty 

Składki związane z realizacją obowiązków EPR w Finlandii są co do zasady uzależnione od ilości i rodzaju materiałów opakowaniowych lub produktów wprowadzanych na rynek. W praktyce, w przypadku korzystania z systemu zbiorowego, opłaty te wnoszone są do organizacji odpowiedzialności producentów (PRO), które zarządzają systemem zbiórki i recyklingu.

Oprócz opłat zmiennych przedsiębiorstwa mogą ponosić również inne koszty związane z uczestnictwem w systemie, takie jak opłaty rejestracyjne lub składki administracyjne, w zależności od wybranego modelu realizacji obowiązków.

Istotną cechą fińskiego systemu jest stosowanie mechanizmów różnicowania opłat w zależności od właściwości materiałów opakowaniowych, w szczególności ich podatności na recykling (tzw. ekomodulacja). W praktyce oznacza to, że opakowania łatwiejsze do przetworzenia mogą być objęte niższymi stawkami, podczas gdy materiały trudniejsze w recyklingu mogą wiązać się z wyższymi opłatami.

Zakres stosowania tych mechanizmów oraz szczegółowe kryteria mogą różnić się w zależności od kategorii materiału i zasad przyjętych w danym systemie, dlatego ich wpływ na koszty powinien być oceniany indywidualnie. Dla sprzedawców e-commerce może to stanowić istotny czynnik przy wyborze i projektowaniu opakowań.

Wymogi dotyczące oznakowania produktów i opakowań

Podmioty wprowadzające produkty na rynek fiński podlegają określonym wymogom dotyczącym oznakowania, wynikającym głównie z przepisów unijnych oraz ich implementacji w prawie krajowym. Zakres tych obowiązków zależy od rodzaju produktu i odpowiednich regulacji sektorowych. Najczęściej dotyczą one:

• opakowań: oznaczenia symbolami identyfikacji materiału zgodnie z decyzją UE 97/129/WE; Finlandia również stosuje w tym zakresie obowiązkowe oznakowanie,
• sprzętu elektrycznego i elektronicznego — symbolu przekreślonego kosza na odpady, wskazującego na konieczność selektywnej zbiórki, zgodnie z przepisami dotyczącymi WEEE,
• baterii i akumulatorów — oznaczeń obejmujących symbol przekreślonego kosza oraz, w określonych przypadkach, dodatkowe oznaczenia chemiczne, zgodnie z przepisami unijnymi.

Szczegółowe wymagania dotyczące formy, wielkości i sposobu umieszczania oznaczeń mogą wynikać z przepisów szczegółowych i są wprowadzane etapowo, w szczególności w odniesieniu do regulacji dotyczących baterii.

Oznaczenia umieszcza się co do zasady na produkcie, opakowaniu lub — w uzasadnionych przypadkach — w dokumentacji towarzyszącej. W sprzedaży online informacje te mogą być również przekazywane w formie cyfrowej.

Obowiązki informacyjne wobec kupujących

Podmioty wprowadzające produkty na rynek fiński są co do zasady zobowiązane do zapewnienia użytkownikom końcowym informacji dotyczących właściwego postępowania z produktem i jego opakowaniem po zakończeniu użytkowania. Zakres tych informacji wynika z przepisów dotyczących poszczególnych kategorii produktów oraz ogólnych zasad gospodarowania odpadami.

W praktyce informacje te powinny obejmować w szczególności:
• wskazanie, że produkt nie powinien być usuwany razem z niesegregowanymi odpadami komunalnymi,
• informację o dostępności systemów selektywnej zbiórki odpadów,
• ogólne informacje dotyczące wpływu niewłaściwej utylizacji na środowisko.

W modelu e-commerce informacje te mogą być przekazywane w różny sposób, np. w instrukcji obsługi, na stronie produktu, w komunikacji potransakcyjnej lub w materiałach dołączonych do przesyłki. Sposób ich przekazania powinien być dostosowany do charakteru sprzedaży oraz rynku, na który kierowana jest oferta.

Strumienie odpadów i progi obowiązków

Istotną zmianą w fińskim systemie EPR było zniesienie od 1 stycznia 2024 roku progu obrotowego, poniżej którego część podmiotów była zwolniona z obowiązków w zakresie opakowań. W rezultacie obowiązki związane z rejestracją i raportowaniem mogą obecnie dotyczyć wszystkich podmiotów wprowadzających opakowania na rynek fiński, niezależnie od wielkości działalności.

W praktyce oznacza to, że nawet stosunkowo niewielka sprzedaż internetowa — jeśli wiąże się z wprowadzaniem opakowań na rynek fiński — może generować obowiązki EPR. Jest to istotna różnica w porównaniu z niektórymi innymi krajami UE, w których nadal funkcjonują progi ilościowe lub obrotowe.

W przypadku sprzętu elektrycznego i elektronicznego (WEEE) oraz baterii przepisy co do zasady nie przewidują ogólnych progów zwalniających z obowiązków, co oznacza, że obowiązki mogą powstawać już przy wprowadzaniu tych produktów na rynek.

Fiński system EPR jest również stopniowo rozszerzany na nowe kategorie produktów, w tym wybrane produkty jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych oraz inne strumienie odpadów. Zakres i terminy wprowadzania nowych obowiązków mogą wynikać z przepisów szczegółowych oraz zmian legislacyjnych na poziomie krajowym i unijnym, dlatego powinny być na bieżąco monitorowane.

Konsekwencje braku zgodności

Niespełnienie wymogów EPR w Finlandii może prowadzić zarówno do konsekwencji administracyjnych, jak i do ryzyk operacyjnych. Właściwy organ nadzorczy — Pirkanmaa ELY Centre — posiada uprawnienia do kontroli oraz podejmowania działań wobec podmiotów, które nie realizują obowiązków wynikających z przepisów o gospodarce odpadami. Rodzaj i wysokość ewentualnych sankcji zależą od charakteru naruszenia oraz okoliczności konkretnego przypadku.

Z perspektywy biznesowej konsekwencje mogą być równie istotne. Platformy sprzedażowe coraz częściej wymagają potwierdzenia zgodności z obowiązkami EPR, a brak odpowiedniej rejestracji lub dokumentacji może skutkować ograniczeniem widoczności ofert, dodatkowymi procedurami weryfikacyjnymi lub wstrzymaniem sprzedaży.

W przypadku działalności transgranicznej szczególne znaczenie może mieć również kwestia ustanowienia podmiotu działającego w imieniu sprzedawcy (np. przedstawiciela lub partnera operacyjnego), jeżeli jest to wymagane w danym modelu działalności. Brak odpowiedniej struktury organizacyjnej może utrudniać prawidłowe wypełnienie obowiązków rejestracyjnych i sprawozdawczych.

Podsumowanie

Finlandia wyróżnia się na tle innych krajów UE pod kilkoma względami istotnymi dla e-commerce. Przede wszystkim zniesienie progu obrotowego w 2024 roku sprawiło, że obowiązki EPR w zakresie opakowań dotyczą teraz szerokiego kręgu podmiotów, niezależnie od skali ich działalności.

Kolejny istotny element stanowi kwestia ustanowienia podmiotu działającego w imieniu przedsiębiorcy (np. autoryzowanego przedstawiciela). Rola takiego pełnomocnika zależy od rodzaju produktu oraz konkretnego modelu działalności. Ponadto mechanizmy różnicowania opłat, w tym ekomodulacja, wprowadzają dodatkowe czynniki wpływające na koszty. Z tego powodu warto uwzględnić te wytyczne już na etapie projektowania opakowań.

Przedsiębiorstwa sprzedające do Finlandii powinny w szczególności ocenić, które strumienie odpadów dotyczą ich działalności, zapewnić odpowiednią rejestrację w właściwych systemach, wybrać model realizacji obowiązków (np. indywidualny lub zbiorowy) oraz — w razie potrzeby — rozważyć wsparcie lokalnego podmiotu. Wdrożenie tych działań na wczesnym etapie sprzedaży pozwala ograniczyć ryzyko regulacyjne i operacyjne związane z działalnością na rynku fińskim.

Wsparcie w realizacji obowiązków EPR

Rulity Consulting wspiera sprzedawców wchodzących na rynek fiński w organizacji zgodności z systemem EPR w sposób przejrzysty i operacyjnie efektywny. Punktem wyjścia jest analiza portfela produktów oraz modelu sprzedaży, która pozwala określić, które strumienie odpadów mogą mieć zastosowanie w świetle fińskich przepisów. W przypadku większości sklepów internetowych będą to przede wszystkim opakowania, a w zależności od asortymentu również sprzęt elektryczny i elektroniczny (WEEE) oraz baterie.

Na tej podstawie możliwe jest dobranie odpowiedniego modelu realizacji obowiązków, obejmującego m.in. rejestrację w odpowiednim systemie, wybór organizacji odpowiedzialności producentów (PRO) oraz — w razie potrzeby — wsparcie w zakresie organizacji struktury compliance, w tym współpracy z podmiotem działającym lokalnie.

Odpowiednie zaplanowanie zgodności przed rozpoczęciem sprzedaży na rynku fińskim pozwala ograniczyć ryzyko późniejszych korekt oraz zapewnić ciągłość działalności, w tym ograniczyć ryzyka operacyjne związane z brakiem wymaganych rejestracji lub dokumentacji.

FAQ

Potrzebujesz wsparcia w rejestracji na rynku fińskim? Rulity Consulting pomoże Ci przejść przez proces weryfikacji i zapewni poprawność raportowania.